14 Mannheimer Stadtteilvereine und Interessengemeinschaften nahmen die Einladung des Ersten Bürgermeisters Christian Specht zu einem Runden Tisch an: Im Stadthaus N 1 diskutierten Vertreter von Vereinen, Stadt, Polizei und MVV Energie AG sowie der Leitende Notarzt über Vorschriften und Kosten, die bei Veranstaltungen und Vereinsfesten anfallen. „Ehrenamtliches Engagement in Vereinen trägt ganz wesentlich zur Lebensqualität in unserer Stadt bei, nicht nur durch attraktive Veranstaltungen“, betonte Specht. „Daher wollen wir die Vereine weiterhin unterstützen.“ Specht hatte zum Runden Tisch geladen, um die über die Leistungen der Stadtverwaltung bei der Organisation von Veranstaltungen zu informieren.
Zentraler Ansprechpartner für Vereinsfeste ist das Veranstaltungsmanagement im Fachbereich Sicherheit und Ordnung. Die dortigen Mitarbeiter führen den Veranstalter durch die notwendigen Verwaltungsabläufe und stellen den Kontakt zu weiteren Ansprechpartnern bei Behörden und Institutionen her. „Der Grundsatz des Veranstaltungsmanagements ist ‚Genehmigung aus einer Hand‘“, erläuterte Specht. „Mit den notwendigen Auflagen für Veranstaltungen minimieren wir Gefahren für Gäste, aber auch für Veranstalter.“ Ab einer gewissen Veranstaltungsgröße sei es zum Beispiel unvermeidlich, einen Sanitätsdienst bereitzustellen. Außerdem sei es selbstverständlich, dass Getränke nur ausgeschenkt werden könnten, wenn auch die nötigen Toiletten vorhanden sind.
„Für ein mittelgroßes, dreitägiges Fest berechnet die Stadt typischerweise Gebühren von rund 200 Euro für ihre Leistungen“, rechnete Peer-Kai Schellenberger, Leiter des Verbraucherschutzes, vor. „Das fällt bei den Gesamtkosten, die je nach Ausgestaltung auch schon einmal 15.000 Euro erreichen können, nicht übermäßig ins Gewicht.“ Das sahen auch zahlreiche Vereinsvertreter so – zumal die städtischen Gebühren gerade aktuell teilweise deutlich reduziert wurden. Kritischer beurteilten die Vereine hohe Kosten für die Bereitstellung von Strom und Wasser sowie für Sanitätsdienste, Miet-Toiletten oder Veranstalter-Haftpflichtversicherungen. „Auf Mietpreise oder Versicherungstarife hat die Stadt keinen Einfluss“, betonte Carola Wacker, verantwortlich bei der Stadt für das Veranstaltungsmanagement. Sie wies aber auf preiswerte Alternativen hin: „Statt eines teuren Toilettencontainers können auch vorhandene ‚stille Örtchen‘ in Vereinshäusern oder anderen angrenzenden Gebäuden für Feste genutzt werden.“ Für die stadtweit eingeführte Pfandregelung für Gläser und Geschirr warb Wacker um Verständnis, da diese dem Umweltschutz diene.
Nach dem Runden Tisch erhalten die Stadtteilvereine und Interessengemeinschaften Informationsmaterial der Stadt zur Organisation von Veranstaltungen. Dieses soll an die einzelnen Vereine in den Stadtteilen weitergeleitet werden. Die Ansprechpartner des städtischen Veranstaltungsmanagements im Fachbereich Sicherheit und Ordnung bieten darüber hinaus an, ihre Angebote auf Wunsch in einzelnen Vereinen vor Ort vorzustellen.