Darmstadt: Regierungspräsidium macht deutsche Dokumente fürs Ausland fit und stellt immer mehr Beglaubigungen aus

Darmstadt – Das Regierungspräsidium Darmstadt (RP) beglaubigt immer mehr öffentliche Urkunden und Bescheinigungen zur Vorlage im Ausland:

Waren es 2014 noch knapp 13.000 Beglaubigungen von Dokumenten, die im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellt worden sind, stieg diese Zahl im vergangenen Jahr erstmals auf über 14.000. Den Löwenanteil machte dabei die Apostille aus, eine Sonderform der Beglaubigung.

Fast 10.000 Mal stellte das Team für Internationalen Urkundenverkehr beim RP Darmstadt im Jahr 2015 eine Apostille aus. Zum Vergleich: In ganz Hessen waren es im vergangenen Jahr rund 14.000. Die fünf häufigsten Zielländer waren dabei Russland, die Ukraine, Kasachstan, Griechenland und Mexiko. Im Rahmen des Apostille-Verfahrens wird eine Beglaubigung im Ausland anerkannt, ohne dass die Botschaft des jeweiligen Ziellandes diese nachher noch einmal begutachten muss.

Katharina Krause kennt die häufigsten Gründe, warum Bürger bei ihr im Wilhelminenhaus vorstellig werden: Kinder von in Deutschland lebenden ausländischen Mitbürgern sollen Pässe des Herkunftslandes ihrer Eltern bekommen oder diese benötigen eine Ansässigkeitsbescheinigung, um in ihrem Heimatland nicht doppelt besteuert zu werden; außerdem Eheschließungen sowie Schule, Studium und Beruf im Ausland. „Wichtig ist, dass die Menschen rechtzeitig klären, was im Zielland verlangt wird und sich dann so schnell wie möglich mit uns in Verbindung setzen“, rät die junge RP-Mitarbeiterin.

Bereits seit 1961 gilt das sogenannte Haager Übereinkommen über das Apostille-Verfahren. Rund 100 Länder, die diesem Abkommen beigetreten sind, verzichten auf das sonst übliche Legalisationsverfahren. Hierbei beglaubigt das RP im Regierungsbezirk Darmstadt ausgestellte öffentliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Ansässigkeits- und Meldebescheinigungen; anschließend müssen sich die Antragsteller diese Beglaubigung jedoch noch von der Botschaft des jeweiligen Ziellandes in Deutschland bestätigen lassen. Gut 4300 derartige Beglaubigungen gab es 2015 alleine in Südhessen.

Werden den Mitarbeiterinnen in beiden Fällen Dokumente zur Beglaubigung vorgelegt, prüfen sie die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis der Person bei der ausstellenden Behörde. So liegen dem RP etwa Unterschriftenlisten der großen Standesämter bei den Kreisen vor. Stammen die Dokumente von kleineren Behörden – etwa kreisangehörigen Kommunen -, müssen die jeweiligen Landkreise für das RP eine Vorbeglaubigung vornehmen.

Nicht nur für Privatpersonen ist die Arbeit des Urkunden-Teams unentbehrlich, sondern auch für Unternehmen. So hat das RP Darmstadt alleine im ersten halben Jahr 2016 fast 1000 Mal die gute Herstellungspraxis von in Hessen produzierten Arzneimitteln für den Export bescheinigt. Handelt es sich indessen um das Dokument einer Bundesbehörde – etwa ein polizeiliches Führungszeugnis, das vom Bundesjustizministerium ausgestellt wird -, erfolgt die Beglaubigung im Apostilleverfahren durch das Bundesverwaltungsamt – bei einer Legalisation durch die dokumentausstellende Bundesbehörde.

Die Dokumente – sofern nötig mit Vorbeglaubigung – können immer vormittags von 8 bis 12 Uhr ohne Termin persönlich beim RP vorgelegt werden. In diesem Fall können die Dokumente samt Beglaubigung in der Regel nach einer kurzen Wartezeit direkt wieder in Empfang genommen werden. Von 13 bis 16.30 Uhr ist nur die Abgabe der Dokumente möglich.

Alternativ können die Dokumente per Post zur Beglaubigung an das RP Darmstadt (Wilhelminenstraße 1 – 3, 64283 Darmstadt) geschickt werden. Hierbei ist zu beachten, dass eine genaue Angabe des Landes und der Kontaktdaten zur Bearbeitung zwingend notwendig ist.

Für umfangreiche Beglaubigungen, sowie Adoptionen und Beglaubigungen von Firmen bitten die RP-Mitarbeiterinnen um eine Terminvereinbarung für den Nachmittag. In jedem Fall beträgt die Gebühr für die Beglaubigung einer Urkunde 18 Euro.

Das RP hält alle relevanten Informationen zum Internationalen Urkundenverkehr auf seiner Internet-Seitehttps://verwaltung.hessen.de/irj/RPDA_Internet?cid=f80f363d3e859f07825cc6060cf9dc37 unter dem Stichwort „Beglaubigungen“ bereit. Bei Fragen raten die Mitarbeiterinnen, ab 14 Uhr unter der Telefonnummer 06151/12 5302 anzurufen oder eine Email an internationaler-urkundenverkehr@rpda.hessen.demailto:internationaler-urkundenverkehr@rpda.hessen.de zu schicken.