Das versenden von E-Mails ist nicht nur eine Möglichkeit, schnell und gezielt Informationen zu streuen, sondern auch, den Versand von Dokumenten schriftlich nachweisen zu können.
In der Praxis verstopfen E-Mails allerdings oft das Postfach. Daher ist es entscheidend, beim E-Mail-Versand das Einmaleins der Selbstorganisation für mehr Effizienz im Büroalltag zu kennen. Dieser Beitrag erklärt, wie sich das Zeitmanagement im Hinblick auf den Umgang mit E-Mails optimieren und die arbeitstägliche Effektivität verbessern lässt.
Je innovativer die Rahmenbedingungen, desto vorteilhafter die Organisation
Wer in einem Bürojob arbeitet, kennt in den meisten Fällen das leidige Thema, E-Mails in einem kurzen Zeitfenster nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit selektieren zu müssen. Hilfreiche Tools, welche die Selbstorganisation vereinfachen, stehen bei Anbietern von Software wie Microsoft mit Office zur Verfügung. Office kaufen, Outlook installieren und los geht’s mit der zielgerichteten E-Mail-Organisation.
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Volle Aufmerksamkeit für den Betreff
Bei einer großen Nachrichtenflut ist der Betreff einer E-Mail das Merkmal, das einmal wahrgenommen, stehenden Fußes über den weiteren Umgang mit der Botschaft entscheidet. Daher sollte jeder Versender prägnant wiedergeben, worum es inhaltlich in der E-Mail geht.
Eine Aneinanderkettung des Kürzels „RE“ oder „FW“ beim wiederholten Beantworten bzw. Weiterleiten einer E-Mail ist nicht sinnvoll und darf gern durch einen individuell gewählten Betreff ersetzt werden.
Wenig bekannt ist, dass der Empfänger den Betreff einer in Microsoft Outlook empfangenen E-Mail nachträglich mit einem Vermerk versehen kann. Der Betreff lässt sich in der E-Mail-Übersicht durch einen Klick in die Betreffzeile individuell editieren. Wird ihm wörtlich beispielsweise eine Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip zugewiesen, ist die Verteilung der Prioritäten auf einen Blick erkennbar.
Beim Posteingang Minimalprinzip nutzen
Je umfangreicher die Anzahl der im Posteingang belassenen E-Mails, desto stärker schwindet die Übersichtlichkeit. Deshalb empfiehlt es sich, Unterordner in Outlook anzulegen.
Hierbei kann man entscheiden, ob man Unterordner:
• zum Vorsortieren nach Prioritäten nutzt
• zur Archivierung bereits bearbeiteter E-Mails anlegt
• für verschiedene Aktionen wie „Rücksprache“ oder „nächstes Meeting“ verwendet
Der eigentliche Posteingang bleibt infolgedessen idealerweise leer oder ist lediglich mit wenigen E-Mails gefüllt. Das verschafft Übersichtlichkeit.
Wird das CC-Feld wirklich gebraucht?
Wer zusätzlich zum Adressaten eine weitere E-Mail-Adresse in das CC-Feld eingibt, sendet die E-Mail gleichzeitig an eine zweite Person. Damit wird das nachträgliche Weiterleiten umgangen. Wird diese Option allerdings nicht sparsam genutzt, kann sich der in CC angegebene Empfänger möglicherweise über eine massive E-Mail-Flut ärgern. Trifft diese den Chef, ist das bei einer Führungskraft mit großer Verantwortung besonders unangenehm. Um das Zeitmanagement des Vorgesetzten nicht zu stören, sollte diese Funktion deshalb mit Bedacht gewählt werden.
Filter- und Regelfunktion nutzen
Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, eingehende E-Mails nach ausgewählten Kriterien automatisch zu filtern. Hierbei kann es sich z. B. um alle E-Mails, die man in BCC erhält, handeln.
Das Anlegen von Regeln gibt dem System Handlungsanweisungen für den weiteren Umgang mit einer eingehenden E-Mail auf den Weg.
Fazit
Ein hervorragendes Zeitmanagement bei der Organisation der E-Mails lässt sich erreichen, wenn bereits der Absender auf einen praxisnahen E-Mail-Versand achtet. Ist dies nicht der Fall, sollte man sich nicht scheuen, das Gespräch zu suchen und in die persönliche Kommunikation zu gehen.